KSeF a sklep B2B. Faktura to dopiero początek.

Od kwietnia 2026 roku większość polskich firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a faktury zakupowe odbiera w nim każda firma już od lutego. Księgowość ma za sobą najtrudniejsze miesiące, w których ustawiała uprawnienia, certyfikaty, nowe struktury dokumentów i pierwsze korekty.

Faktura w KSeF trafia jednak do firmy, a nie do osoby, która złożyła zamówienie. Dostęp do systemu ma przedsiębiorca, w jednoosobowej działalności sam właściciel, a w spółce osoba uprawniona do jej reprezentowania albo ta, której nadano uprawnienia. Wielu przedsiębiorców przekazuje obsługę dokumentów księgowości, która pracuje na tokenach albo certyfikatach. To wszystko dotyczy formalnego obowiązku, ewidencji i rozliczeń.

Kupiec to osoba, która dokonuje zakupów. W małej firmie bywa nią sam właściciel, w większej częściej pracownik działu zakupów albo zaopatrzenia. Nawet jeśli ma dostęp do KSeF, nie tam zaczyna szukać faktury. Potrzebuje jej przy konkretnym zamówieniu, żeby sprawdzić ceny, przekazać dokument dalej albo zlecić płatność. Szuka jej więc tam, gdzie kupował, czyli w sklepie B2B, obok statusu dostawy i historii reklamacji. KSeF załatwia obowiązek podatkowy, ale nie obsługuje zamówienia.

Właśnie styk sklepu z ERP najczęściej wypada z zakresu projektu wdrożenia KSeF. Wdrożenie prowadził zwykle dział finansów i rozliczał je z tego, czy faktury poprawnie trafiają do systemu Ministerstwa. Ten cel w większości firm osiągnięto. Koszt, którego nikt nie wpisał do budżetu, pojawia się jednak gdzie indziej. Klient nie widzi faktury w panelu, korekta po zwrocie czeka, aż ktoś przepisze dane z jednego systemu do drugiego, a obsługa odpowiada na maile z pytaniem, gdzie jest faktura do zamówienia. Problem leży na granicy e-commerce, finansów i IT, więc często nikt nie uważa go za swój.

Poniżej przechodzimy przez momenty po złożeniu zamówienia, w których KSeF spotyka się ze sklepem, i podpowiadamy, co warto uporządkować przed 2027 rokiem.

Gdzie jesteśmy pod koniec 2026 roku

Rok 2026 to czas bez kar pieniężnych za błędy w KSeF. Według obecnej ustawy sankcje ruszają 1 stycznia 2027 roku, ale 20 października rząd przyjął projekt, który przesuwa ten moment na koniec 2027 roku. Projekt trafił do Sejmu, a nowe przepisy mają wejść w życie 31 grudnia 2026 roku. Dopóki nowelizacja nie zostanie opublikowana, punktem odniesienia pozostaje data styczniowa. Warto też pamiętać, że odroczenie obejmuje kary z ustawy o VAT, a nie odpowiedzialność karną skarbową.

Odroczenie kar nie zmienia reszty kalendarza. Kancelaria Graś i Wspólnicy zestawia trzy zmiany, które wchodzą 1 stycznia 2027 roku niezależnie od losów nowelizacji.

• Do KSeF dołączają najmniejsi podatnicy. Do końca 2026 roku mogą wystawiać faktury poza systemem, o ile sprzedaż udokumentowana takimi fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie.
• Kasa rejestrująca przestaje służyć do wystawiania faktur, a paragon z NIP przestaje być fakturą uproszczoną.
• W przelewach między czynnymi podatnikami VAT trzeba podawać numer KSeF opłacanej faktury.

Dla sklepu B2B najważniejszy jest ostatni punkt, dlatego omawiamy go szerzej w dalszej części.

Pięć miejsc, w których KSeF spotyka sklep

1. Faktura w panelu klienta

Krajowy nabywca z NIP otrzymuje fakturę przez KSeF. Za datę otrzymania uznaje się dzień, w którym system nada jej numer, co wprost mówi art. 106na ust. 3 ustawy o VAT. Z punktu widzenia przepisów PDF wysłany mailem nie jest więc potrzebny.

Kupiec po stronie klienta i tak chce go pobrać. Jeśli sklep pokazuje wizualizację faktury, jest to użycie faktury poza KSeF. Taki dokument musi mieć kod QR, pod którym widnieje numer KSeF. Dopóki faktura wystawiona w trybie offline nie trafi do systemu, kody są dwa, z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Wizualizacja może zawierać logo albo dodatkowe dane handlowe, ale jej treść musi zgadzać się z plikiem przesłanym do KSeF.

Panel klienta potrzebuje zatem trzech informacji zamiast jednej. Powinien pokazać, że faktura powstała, jaki ma numer KSeF i czy system już ją przyjął. Sam przycisk „pobierz fakturę” przestaje wystarczać.

2. Klient zagraniczny i klient bez NIP

Wiele platform B2B sprzedaje także do innych krajów UE. Faktura dla zagranicznego kontrahenta i tak trafia do KSeF, ale nabywca nie odbiera jej przez system. Sprzedawca udostępnia mu ją w sposób uzgodniony i oznacza kodem QR (art. 106gb ust. 4 i 5). Tak samo jest z nabywcami bez NIP. Faktury dla konsumentów można wystawiać w KSeF dobrowolnie, a jeśli sprzedawca to robi, konsument również dostaje je poza systemem, z kodem QR.

Sklep musi więc rozpoznać, którą ścieżką idzie dokument. Klient krajowy z NIP dostaje fakturę przez KSeF, pozostali nadal potrzebują maila albo pobrania z panelu. Sposób przekazania faktury warto zapisać w regulaminie, żeby „uzgodniony” nie znaczyło „przypadkowy”.

3. Zwrot, reklamacja, rabat po fakcie

Od 1 lutego 2026 roku nie ma już not korygujących. Każdy błąd, także literówkę w adresie, poprawia sprzedawca fakturą korygującą. Faktury w KSeF nie da się też anulować. Pomyłka w NIP oznacza korektę do zera i nowy dokument.

Zwrot lub reklamacja często zaczyna się w panelu sklepu, a korekta powstaje w ERP. Jeśli te dwa miejsca nie są połączone, klient widzi status „zwrot przyjęty” i czeka, aż ktoś ręcznie przepisze dane. Po kilku dniach pisze do obsługi.

To także argument za porządkiem w danych kont klientów. Nieaktualny adres albo zły NIP w profilu firmy w sklepie przestał być drobnym niedopatrzeniem, bo każdy taki błąd uruchamia teraz korektę.

4. Gdy faktura nie dociera do KSeF

Najrzadziej zawodzi sam system Ministerstwa. W odpowiedzi na interpelację poselską nr 19230 resort finansów podał, że do września 2026 roku nie było ani jednej awarii, która wymagałaby trybu offline z powodu niedostępności KSeF albo trybu awaryjnego. Faktury zatrzymują się częściej po stronie sprzedawcy, na łączu, w integracji albo w kolejce ERP.

Na takie sytuacje jest tryb offline24, z którego może korzystać każdy podatnik. Fakturę trzeba wtedy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Zanim dostanie numer, sprzedawca może wydać krajowemu nabywcy z NIP potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR. To dobrowolne rozwiązanie zaproponowane przez Ministerstwo, a nie dokument, którego wymaga ustawa.

Dla sklepu to pytanie o stan pośredni. Co widzi klient, którego faktura czeka na numer? Czy integracja sama ponawia wysyłkę? Kto dostaje alert, gdy wysyłka się nie powiedzie? Liczy się też kolejność, bo korektę faktury wystawionej w trybie offline24 można wystawić dopiero wtedy, gdy oryginał dostanie numer KSeF (art. 106nda ust. 12).

5. Termin płatności i numer KSeF w przelewie

Od 1 stycznia 2027 roku czynny podatnik VAT, płacąc przelewem innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną, podaje w tytule jej numer KSeF albo identyfikator zbiorczy, który KSeF nadaje kilku fakturom naraz. Podstawą jest art. 108g ustawy o VAT. Numer KSeF trafia też do komunikatu przelewu w mechanizmie podzielonej płatności. Tam również jeden przelew z identyfikatorem zbiorczym może objąć kilka faktur, o ile pochodzą od jednego dostawcy i z okresu od jednego dnia do miesiąca (art. 108a ust. 3, 3a i 3c).

Obowiązek dotyczy jednak faktury, która w chwili płatności ma już numer KSeF. Przedpłata w koszyku czy szybki przelew online zwykle wyprzedzają fakturę, więc ich nie obejmuje. W sklepie B2B najbardziej dotyka to zakupów z odroczonym terminem płatności. Faktura i jej numer istnieją wtedy, zanim klient zleci przelew. Jeśli numeru nie ma w panelu, w przypomnieniu o płatności ani w danych do przelewu, kupiec będzie go szukał w KSeF albo zadzwoni do księgowości sprzedawcy. Zakres obowiązku i wyjątki warto potwierdzić z doradcą podatkowym.

Kto w tej układance jest źródłem prawdy

W większości firm fakturę wystawia ERP lub system księgowy i to on rozmawia z KSeF. Sklep przekazuje zamówienie i na tym jego rola zwykle się kończy. Wiele wdrożeń KSeF skupiło się na drodze w jedną stronę, z ERP do systemu Ministerstwa.

Brakuje drogi powrotnej. Żeby panel klienta mówił prawdę, z ERP do sklepu powinny wracać co najmniej cztery informacje.

• Numer KSeF i status dokumentu, czyli wysłany, przyjęty albo wystawiony offline.
• Wizualizacja z kodem QR, a nie osobny PDF generowany przez sklep.
• Korekty powiązane z konkretnym zwrotem lub reklamacją.
• Termin płatności i informacja, czy faktura została opłacona.

Najczęstszym uproszczeniem, które z czasem generuje problemy, jest faktura „dla klienta” tworzona po stronie sklepu, z innym numerem albo innymi danymi niż dokument w KSeF. Klient ma wtedy dwa pliki i nie wie, który jest wiążący. Księgowość widzi jeden dokument i nie rozumie, skąd biorą się pytania.

Drugim obszarem są dane podstawowe. Jeśli NIP, nazwa i adres firmy są utrzymywane niezależnie w sklepie i w ERP, z czasem przestają być zgodne. Przy KSeF każda taka niezgodność oznacza korektę, a czasem nawet nową fakturę.

Siedem pytań przed styczniem

Na koniec krótka lista do przejścia razem z zespołem e-commerce i księgowością.

• Czy klient widzi w panelu numer KSeF każdej faktury i korekty?
• Czy wizualizacja w sklepie ma kod QR i pochodzi z tego samego źródła co dokument w KSeF?
• Czy sklep rozróżnia klientów krajowych, zagranicznych i bez NIP?
• Czy zwrot przyjęty w sklepie automatycznie uruchamia korektę i pokazuje ją klientowi?
• Czy NIP i dane firmy są weryfikowane przy zakładaniu konta, a nie dopiero przy fakturze?
• Co widzi klient, gdy faktura czeka w trybie offline, i kto dostaje alert, gdy wysyłka się nie powiedzie?
• Czy numer KSeF faktur z odroczonym terminem trafia do przypomnień o płatności i danych do przelewu?

Faktura jest częścią obsługi klienta

KSeF uporządkował wystawianie faktur. Dla kupca po stronie klienta faktura pozostaje jednak częścią zamówienia, tak samo jak termin dostawy czy status reklamacji. Jeśli sklep nie wie, co dzieje się z dokumentem, klient też tego nie wie.

Rok 2027 przyniesie numer KSeF w przelewach, a jeśli Sejm przyjmie nowelizację, także kolejny rok bez kar. To dobry moment, żeby przyjrzeć się drodze powrotnej z ERP do sklepu, zanim zrobią to za Was klienci i dział obsługi.

Od stycznia Twój klient z odroczonym terminem płatności będzie potrzebował numeru KSeF do każdego przelewu. Skąd go dziś weźmie? Z Twojego panelu, z maila czy z telefonu do Twojej księgowości?

Fabrity Commerce łączy sklepy B2B z ERP i systemami finansowymi.